Automatizácia spracovania dokumentov pomocou Odoo, Dropboxu a AI: Efektívnejšie riadenie firemných úloh
V dnešnom digitálnom svete sa firmy čoraz viac spoliehajú na automatizáciu procesov, aby zvýšili efektivitu a znížili manuálnu prácu. Tento projekt demonštruje inteligentnú integráciu Odoo, Dropboxu a OpenAI, ktorá automatizuje spracovanie a triedenie dokumentov. Využitím moderných technológií dokážeme minimalizovať manuálnu administratívu, zrýchliť pracovné postupy a eliminovať chyby.
🎯 Use Case: Automatizované spracovanie dokumentov v úlohách Odoo
Typickým problémom v mnohých spoločnostiach je ručné spracovanie dokumentov, ktoré prichádzajú ako prílohy k úlohám. Tieto dokumenty sú často:
• Fotografie fyzických dokumentov (napr. potvrdenia o prebratí)
• Skenované PDF súbory (napr. preberacie protokoly)
• Nesprávne pomenované súbory, ktoré je nutné manuálne triediť
Bežný scenár v organizáciách zahŕňa denné preberanie, manuálnu kontrolu a ručné ukladanie dokumentov do správnych priečinkov. Tento proces je:
✅ Časovo náročný
✅ Náchylný na ľudské chyby
✅ Neefektívny pri veľkom objeme dát
Cieľom tohto riešenia je automatizovať celý proces – skript prehľadáva úlohy v Odoo, získava prílohy, analyzuje ich obsah pomocou AI a následne ich ukladá na Dropbox do správnych priečinkov.
🔧 Ako skript funguje?
Každé ráno o 7:00 sa Python skript automaticky spustí cez cron na serveri. Prehľadá včerajšie naplánované úlohy v Odoo a vykoná tieto kroky:
1️⃣ Načítanie úloh z Odoo
• Skript sa pripojí k Odoo databáze cez XML-RPC API.
• Získa všetky úlohy, ktoré boli naplánované na včerajší deň.
• Pre každú úlohu extrahuje ID, názov a priradený projekt.
2️⃣ Získanie a analýza príloh
• Skript získa všetky prílohy k danej úlohe.
• Ak sa v úlohe nachádzajú súbory (fotografie, PDF), dekóduje ich obsah.
3️⃣ Identifikácia typu dokumentu pomocou OpenAI
• Každý súbor je odoslaný do OpenAI Vision API.
• GPT-4 Turbo Vision analyzuje obsah obrázka a rozhodne, či ide o preberací protokol alebo iba obyčajnú fotografiu.
4️⃣ Uloženie do Dropboxu a premenovanie súborov
• Súbory sa nahrávajú do tímového priečinka na Dropboxe.
• Ak sa jedná o preberací protokol, automaticky sa premenuje na formát:
XYZ_<id>_<nazov_projektu>_<datum>.pdf
• Ostatné súbory sa uložia do fotogalérie úlohy.
5️⃣ Logovanie a reporting
• Každé spracovanie je zaznamenané do logu (cron.log).
• Ak sa vyskytnú chyby (napr. súbor sa nedá analyzovať), skript ich zaznamená.
📊 Potenciálna úspora času a nákladov
V mnohých firmách prebieha spracovanie dokumentov manuálne. Zamestnanci musia:
✅ Preberať a sťahovať súbory z Odoo
✅ Manuálne triediť dokumenty podľa typu
✅ Premenovávať súbory podľa firemného štandardu
✅ Nahadzovať dokumenty do Dropboxu
Tento proces môže trvať až 5-10 minút na jednu úlohu.
Ak firma denne spracuje 50 úloh, manuálne triedenie zaberie 4-8 hodín denne. To predstavuje 160 hodín mesačne, čo je prakticky plný pracovný úväzok administrátora!
✅ Automatizácia tohto procesu zníži manuálnu prácu až o 90 %.
✅ Pri priemernej hodinovej mzde 10 €/hod. firma ušetrí 1600 € mesačne.
✅ Zníži sa chybovosť a riziko straty dôležitých dokumentov.
🚀 Implementácia v praxi
Ak chceš podobnú automatizáciu implementovať vo svojej firme, postupuj nasledovne:
1️⃣ Pripojenie Odoo API – zabezpeč autentifikáciu a prístup k úlohám
2️⃣ Integrácia Dropbox API – nastav tímové priečinky a oprávnenia
3️⃣ Použitie OpenAI Vision API – nakonfiguruj model pre klasifikáciu dokumentov
4️⃣ Nasadenie na server – spusti skript denne cez cron
5️⃣ Monitoring a optimalizácia – sleduj výstupy a optimalizuj parametre
🛠 Použité technológie
🔹 Python – hlavný programovací jazyk
🔹 Odoo XML-RPC API – získanie úloh a príloh
🔹 Dropbox API – ukladanie súborov do tímových priečinkov
🔹 OpenAI GPT-4 Turbo Vision – analýza obsahu dokumentov
🔹 Linux Cron Jobs – automatické spúšťanie skriptu
🎯 Záver: Prečo je táto automatizácia dôležitá?
Bez automatizácie:
❌ Manuálne spracovanie trvá dlhé hodiny denne
❌ Zamestnanci sa musia sústrediť na rutinné úlohy namiesto strategickej práce
❌ Vznikajú chyby pri nesprávnom triedení súborov
S automatizáciou:
✅ Úspora 4-8 hodín denne
✅ Okamžitá dostupnosť dokumentov na správnom mieste
✅ Zníženie chybovosti a zrýchlenie procesov
Tento projekt ukazuje, že aj malé technologické inovácie dokážu výrazne zvýšiť produktivitu a znížiť firemné náklady. Ak chcete aj vo vašej firme automatizovať spracovanie dokumentov a odbremeniť tím od manuálnej práce, ozvite sa nám! Pomôžeme vám nasadiť inteligentné riešenie na mieru. 🚀