Tiež máte nočné mory z nahadzovania bločkov a faktúr. My sme nasadili agenta, aby ich spracovával za nás.
(Podtitul: Príbeh o tom, ako sme technológiou vrátili ľuďom čas a pokoj)
Poznáte to. Koniec mesiaca, blíži sa uzávierka DPH a začína sa rituál: naháňanie bločkov a faktúr. Jeden kolega nájde pokrčený bločik z tabnkovania spred troch týždňov vo vrecku bundy. Druhý pošle rozmazanú fotku faktúry do spoločného chatu s komentárom "tu je to". Tretí prepošle e-mail s PDF súborom bez akéhokoľvek kontextu.
A niekto to všetko musí otvoriť, prečítať, správne identifikovať, prepísať do účtovného systému, skontrolovať, či to tam už náhodou nie je, a dúfať, že neurobil preklep. Je to nočná mora efektivity, zdroj frustrácie a tichý požierač času, ktorý by sme všetci vedeli využiť oveľa lepšie.
U nás v OMNIUS to bolo podobne. S tímom projektových manažérov a technikov neustále v teréne bol zber dokladov náročná úloha. Príbeh plný stratených papierov, chýbajúcich údajov a zbytočného stresu pre náš back-office.
Ako firma, ktorá sa špecializuje na integráciu systémov a vývoj vlastných aplikácií sme žili to staré známe “obuvníkov syn chodí bosý” a preto sme si jedného dňa povedal dosť.
Čo keby to išlo samo?
Naša filozofia je postavená na ľuďoch, ich príbehoch a emóciách, ktoré technológie vyvolávajú. A emócia, ktorú v nás vyvolávalo manuálne spracovanie faktúr, bola čistá frustrácia. Rozhodli sme sa ju premeniť na pocit zadosťučinenia a elegancie.
Predstavili sme si svet, kde by kolega jednoducho odfotil bloček alebo preposlal e-mail a... to by bolo všetko. Žiadne prihlasovanie do systémov, žiadne vypĺňanie formulárov. Len jedna jednoduchá akcia, ktorú už aj tak všetci robíme.
A tak sme si vyhrnuli rukávy a vytvorili náš vlastný interný nástroj. Skript, ktorý je dnes tichým hrdinom našej firmy.
Ako funguje náš "krotiteľ faktúr"?
V srdci všetkého je jednoduchosť a automatizácia. Proces, ktorý sme navrhli, vyzerá takto:
- Zber dát bez námahy: Vytvorili sme dedikovaný kanál na Slacku a špeciálnu e-mailovú adresu. Ktokoľvek z tímu teraz jednoducho nahrá fotku, sken alebo PDF dokument na jedno z týchto miest. To je jediná interakcia, ktorú od človeka potrebujeme.
- Inteligentná analýza: Náš skript neustále "počúva" na týchto kanáloch. Akonáhle sa objaví nový súbor, okamžite ho prevezme a cez API odošle na analýzu umelej inteligencii. Táto AI dokáže z neštruktúrovaného obrázku alebo PDF súboru prečítať a pochopiť všetky kľúčové údaje: dodávateľa, sumu, dátumy, IČO, položky – všetko.
- Nepriestrelná kontrola: Ešte predtým, ako sa dáta niekam uložia, náš systém vykoná kľúčovú kontrolu – kontrolu duplicít. Porovná nový doklad s už existujúcimi v účtovnom systéme a zaistí, že žiadnu faktúru nezaplatíme dvakrát. Toto je náš "foolproof" mechanizmus, ktorý nám šetrí nielen peniaze, ale aj starosti.
- Automatické zakladanie a tagovanie: Ak systém narazí na faktúru od nového dodávateľa, ktorý ešte nie je v našej databáze, automaticky ho vytvorí. Nemusíme ručne zakladať nového partnera. Systém takisto dokáže na základe kľúčových slov priradiť k dokladu správne tagy, strediská alebo projekty, čo ďalej zjednodušuje účtovníctvo.
- Finálny zápis: Po všetkých kontrolách a obohatení dát náš skript cez ďalšie API bezpečne nahrá dokonale štruktúrované a overené údaje priamo do nášho účtovného systému. Úhľadne, čisto a bez jedinej ľudskej chyby.
Výsledok? Viac než len ušetrený čas.
Ten najväčší prínos nie je len v desiatkach ušetrených hodín mesačne. Je to v zmene emócie. Z frustrácie sa stala plynulosť. Z chaosu sa stal poriadok. Naši ľudia v teréne sa môžu sústrediť na svoju prácu a naši ľudia v kancelárii na strategické úlohy, nie na otrocké prepisovanie dát.
Tento skript je dokonalým príkladom našej firemnej DNA. Vidíme problém, ktorý trápi ľudí, a hľadáme spôsob, ako ho elegantne vyriešiť pomocou technológií, ktoré spájajú rôzne svety – v tomto prípade komunikáciu (Slack, e-mail), umelú inteligenciu a financie (účtovný systém).
Nie je to len skript. Je to náš záväzok voči efektivite a hlavne voči našim ľuďom. Pretože najlepšia technológia je tá, ktorá slúži človeku a vracia mu to najcennejšie – jeho čas a pokoj na prácu, ktorá ho naozaj baví.
Trápite sa s podobným problémom aj vo vašej firme? Možno je čas porozprávať sa o tom, ako môže inteligentná automatizácia zjednodušiť život aj vašim ľuďom.